8Rechnungen im Monat
Soloselbstständig
Ein Entwickler, eine Grafikerin, ein Berater. Ein paar Werkzeugabos, Telefon, Versicherung, ab und zu Hardware. Die Menge ist überschaubar, die Pflicht gilt trotzdem.
Paket Klein reicht dafür bequem.
Für Unternehmen in Deutschland
Deine Eingangsrechnungen. Geprüft, lesbar und acht Jahre sicher.
Seit Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen annehmen können. Sie kommen als XML-Datei, die sich nicht einfach öffnen lässt, und sie im Postfach liegen zu lassen erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht. Belegraum nimmt sie entgegen, prüft sie, macht sie lesbar und bewahrt sie nachweisbar auf.
1 So kommt sie an
Von buchhaltung@elektro-wagner.de
Betreff Rechnung 2026-0412
rechnung.xml
2 Und jetzt?
- Was steht da eigentlich drin?
- Stimmt sie formal überhaupt?
- Und wohin damit, acht Jahre lang?
Öffnen lässt sie sich nicht, ausdrucken hilft nicht, und im Postfach liegen lassen reicht nicht.
3 Belegraum liest und prüft
BT-27Verkäufer
Elektro Wagner GmbH
BT-1Rechnungsnummer
2026-0412
BT-2Rechnungsdatum
02.08.2026
BT-112Bruttobetrag
1.716,82 €
GEPRÜFTEN 16931Keine Beanstandung
4 Und legt sie sicher ab
- Originaldatei
- unverändert, Bit für Bit
- Prüfsumme
- sha256:9f3c1a…e07b
- Protokoll
- Eingang, Prüfung, jeder Zugriff
- Aufzubewahren bis
- 31.12.2034
Ab hier musst du nichts mehr tun. Die nächste Rechnung läuft genauso durch.
Kürzel wie BT-1 sind echte Feldnummern aus der Norm EN 16931. Jede E-Rechnung enthält dieselben Felder, egal von welchem Lieferanten sie kommt.
- Server in Deutschland
- Prüfung mit der KoSIT-Logik
- Monatlich kündbar
- Keine Weitergabe an Dritte
Wer dahintersteht
Am anderen Ende sitzt ein Mensch.
Belegraum ist klein und soll es bleiben. Wenn du schreibst, antwortet dir keine Warteschleife und kein Formular, sondern jemand, der den Dienst selbst gebaut hat. Meist noch am selben Werktag.
Wir kennen die Betriebe, für die wir das machen: Handwerk, Agenturen, Onlinehandel, Soloselbstständige. Leute, die abends noch Rechnungen sortieren, weil tagsüber keine Zeit war. Genau dafür ist das hier gedacht.
Der Irrtum
Ein Postfach ist kein Archiv.
„Meine Rechnungen liegen im Mailprogramm“ ist die häufigste Antwort auf die Frage nach der Aufbewahrung. Sie erfüllt die Vorgaben nicht.
Mails lassen sich löschen, verschieben und verändern. Es gibt kein Protokoll darüber, wer wann was angefasst hat, und keine Prüfsumme, die belegt, dass eine Datei noch die ursprüngliche ist. Auch ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF hilft nicht weiter, denn aufbewahren musst du die strukturierte Datei.
Das Unangenehme daran: Auffallen würde es erst in der Betriebsprüfung, also Jahre später. Bis dahin merkst du nichts. Deshalb lohnt es sich, das einmal in Ruhe einzurichten und dann nicht mehr daran zu denken.
Bei uns stattdessen
- Die Originaldatei bleibt unverändert liegen, Bit für Bit.
- Jeder Beleg trägt eine Prüfsumme, mit der sich jederzeit zeigen lässt, dass er seit dem Eingang nicht angefasst wurde.
- Jeder Zugriff steht in einem Protokoll, das nachträglich nicht veränderbar ist. Ein Eingriff würde auffallen.
- Aufbewahrung acht Jahre, automatisch berechnet.
| Was am Ende zählt | Ordner im Postfachder übliche Weg | Ordner auf dem Rechnerder sorgfältige Weg | Belegraumdieser Dienst |
|---|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangenSeit Januar 2025 Pflicht für jeden Betrieb | geht | geht | geht |
| Die XML-Datei lesen könnenOhne Hilfsmittel sieht man nur Zeichensalat | nicht möglich | nur mit Zusatzprogramm | im Klartext, sofort |
| Fehler finden, bevor der Prüfer sie findetPrüfung gegen die Norm EN 16931 | findet nicht statt | findet nicht statt | bei jedem Eingang |
| Beweisen, dass nichts verändert wurdeDie Kernforderung der GoBD | Mails sind änderbar | Dateien sind änderbar | Prüfsumme je Beleg |
| Nachweisen, wer wann zugegriffen hatEin Protokoll, das sich nicht umschreiben lässt | gibt es nicht | gibt es nicht | lückenlose Hash-Kette |
| Die Achtjahresfrist im Blick behalten | musst du selbst rechnen | musst du selbst rechnen | automatisch berechnet |
| Wenn der Rechner kaputtgehtDer Fall, den niemand einplant | meist noch beim Anbieter | alles weg ohne Sicherung | liegt weiter bei uns |
| Alles an die Kanzlei übergebenEinmal im Monat, vollständig und geordnet | Mail für Mail von Hand | Ordner zusammensuchen | ein Klick, ein Paket |
| Dein Aufwand im Monat | sortieren, suchen, hoffen | sortieren und sichern | keiner, es läuft |
| Was es kostet | nichts extra | nichts extra | ab 9 € netto im Monat |
| Unterm Strich | Bequem, bis es darauf ankommt | Sicher, wenn du dranbleibst | Kostenlos ausprobieren |
Die letzte Zeile geht nicht an uns, und das lassen wir so stehen: Ein Dienst im Netz kostet etwas. Unter etwa dreißig Rechnungen im Monat ist das vor allem eine Frage der Pflicht, darüber spart es dir echte Arbeitszeit. Schreib uns, dann rechnen wir das gemeinsam durch.
So funktioniert es
Vier Schritte, danach läuft es von allein.
Eingerichtet ist das an einem Vormittag. Danach musst du nichts mehr tun, außer hin und wieder hineinzuschauen.
- Schritt 01
Eine Adresse, die du weitergibst
Du bekommst eine Eingangsadresse bei uns, etwa rechnungen@deinbetrieb.eingang.belegraum.de. Entweder gibst du sie deinen Lieferanten, oder du richtest in deinem Postfach eine Regel ein, die Rechnungen zusätzlich hierher schickt.
An deiner Buchhaltung ändert sich nichts. Deine bisherige Adresse bleibt, wie sie ist, und deine Lieferanten merken von der Umstellung nichts.
- Schritt 02
Geprüft, bevor es zu spät ist
Jede Rechnung läuft gegen die Norm EN 16931, mit derselben Prüflogik, die auch öffentliche Auftraggeber für ihre eigenen Rechnungseingänge einsetzen.
Fehlerhafte Belege fallen sofort auf und nicht erst, wenn der Steuerberater nachfragt oder das Finanzamt den Vorsteuerabzug streicht. Du siehst im Klartext, welche Angabe fehlt, und welche Regel der Norm sie verlangt.
- Schritt 03
Lesbar statt Zeichensalat
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Für den Rechner gemacht, für Menschen unbrauchbar. Bei uns siehst du Lieferant, Nummer, Datum und Beträge im Klartext, mit allen Positionen und Anhängen.
Das Original bleibt daneben unverändert liegen und lässt sich jederzeit herunterladen. Die lesbare Ansicht ist eine Darstellung, kein Ersatz: Aufbewahrungspflichtig ist die strukturierte Datei.
- Schritt 04
Acht Jahre, nachweisbar unverändert
Die Originaldatei liegt unangetastet bei uns, mit einer Prüfsumme und einem lückenlosen Protokoll über jeden Zugriff.
Jeder Protokolleintrag enthält den Hashwert seines Vorgängers. Wird ein Eintrag nachträglich verändert, bricht die Kette an genau dieser Stelle und lässt sich anzeigen. Das ersetzt keine Verfahrensdokumentation, macht ihre zentrale Zusage aber überprüfbar.
So sieht es aus
Ein Blick hinein, bevor du dich entscheidest.
Beide Bilder sind Bildschirmfotos aus dem laufenden Dienst, aufgenommen mit Testdaten. So sieht es aus, wenn du dich anmeldest.
Für wen
Drei Betriebe, dieselbe Pflicht.
Die Menge entscheidet über das Paket, nicht über die Pflicht. Die gilt seit Januar 2025 für jeden, auch für den mit acht Rechnungen im Monat. Wird es mehr als 750 im Jahr, sprich uns an, dann rechnen wir dir ein passendes Paket aus.
60Rechnungen im Monat
Handwerksbetrieb
Zwölf Beschäftigte, Material von acht Lieferanten, dazu Fahrzeuge, Werkstatt und Nachunternehmer. Die großen Händler stellen gerade auf XRechnung um, und dann kommen die Dateien, ob man will oder nicht.
Paket Standard, mit Suche über alle Belege.
140Rechnungen im Monat
Agentur und Onlinehandel
Fünfundzwanzig Beschäftigte, viele kleine Dienstleister, Lizenzen, Werbekonten, Zahlungsanbieter und Cloud-Abrechnungen aus mehreren Ländern. Die Kanzlei braucht den Monatsstapel vollständig und geordnet.
Mehr, als Standard fasst. Schreib uns, wir rechnen dir ein Paket aus.
Für Shop und Onlinehandel
Deine Rechnungen kommen aus zwanzig Ecken.
Shopify, das Werbekonto, der Zahlungsanbieter, das Hosting, die Versandkosten, ein Dutzend Abos. Alles kleine Beträge, alles aufbewahrungspflichtig, und nichts davon liegt an einem Ort. Genau dafür gibt es eine Eingangsadresse.
Adresse direkt eintragen
Diese Anbieter kennen ein Feld für eine abweichende Rechnungsadresse. Einmal eintragen, fertig.
- Google Ads und WorkspaceZahlungsprofil
- Meta Adsnur mit Kreditrahmen
- IONOS, Hetzner, STRATOKundenkonto
- Microsoft 365, AdobeAbrechnungskontakt
- Sendcloud, DHL GeschäftskundenVersandportal
Regel im eigenen Postfach
Hier gibt es kein solches Feld. Eine Weiterleitungsregel in deinem Mailprogramm erledigt es trotzdem.
- ShopifyRechnungen gehen nur an Benutzerkonten
- WooCommerce-ErweiterungenMail mit Download-Link
- WordPress.com, RaidboxesMail vom Anbieter
Von Hand herunterladen
Diese Belege liegen ausschließlich im Portal. Du lädst sie einmal im Monat und schickst sie an deine Adresse.
- StripeDashboard, Dokumente
- PayPal GeschäftskontoBerichte
- KlarnaMerchant Portal
Was du von uns nicht erwarten solltest
Wir haben im August 2026 die Hilfeseiten aller oben genannten Anbieter durchgesehen. Ergebnis: Keiner von ihnen stellt heute eine E-Rechnung nach EN 16931 aus. Du bekommst überall PDF. Solche Belege nehmen wir an, legen sie revisionssicher ab und führen sie in der Belegliste, aber prüfen können wir sie nicht. In der Übersicht stehen sie als „keine E-Rechnung", damit der Unterschied sichtbar bleibt.
Der Nutzen für dich liegt also nicht in der Prüfung, sondern darin, dass alles an einem Ort landet, unverändert liegen bleibt und einmal im Monat vollständig zur Kanzlei geht. Wenn die Anbieter umstellen, und ab 2027 müssen die inländischen, greift die Prüfung ohne dein Zutun.
Einen Haken gibt es bei Shopify und Meta: Shopify schickt Rechnungen ausschließlich an echte Benutzerkonten, eine reine Eingangsadresse kann sich dort nicht anmelden. Bei Meta erscheint das Feld für eine zusätzliche Rechnungsadresse nur, wenn dein Werbekonto einen Kreditrahmen hat. Beides lösen wir mit einer Weiterleitungsregel, und wir richten sie mit dir ein.
Sicherheit
Was wir tun, damit das trägt.
In deinen Rechnungen stehen Umsätze, Bankverbindungen und Kundenbeziehungen. Du sollst genau wissen, was damit passiert, bevor du uns die erste anvertraust.
Das Original bleibt Bit für Bit liegen
Wir schreiben nichts in die empfangene Datei. Keine Umwandlung, keine Normalisierung, kein Neuverpacken. Beim Eingang wird ein SHA-256-Hashwert gebildet, gegen den sich jederzeit zeigen lässt, dass die Datei dieselbe ist.
Das Protokoll lässt sich nicht umschreiben
Jeder Eintrag enthält den Hashwert seines Vorgängers. Wer einen Eintrag nachträglich ändert, bricht die Kette, und der Bruch ist genau lokalisierbar. Eine Protokolltabelle allein leistet das nicht.
Getrennt nach Mandant
Jeder Betrieb sieht ausschließlich seine eigenen Belege. Die Trennung sitzt in der Abfrageebene, nicht in der Oberfläche, und wird bei jedem Zugriff neu geprüft.
Anmeldung ohne Passwort
Wir schicken einen einmalig verwendbaren Link, der fünfzehn Minuten gilt. Es gibt kein Passwort, das gestohlen, erraten oder wiederverwendet werden könnte.
Die kostenlose Prüfung speichert nichts
Hochgeladene Dateien liegen in einem temporären Verzeichnis, das nach jedem Aufruf gelöscht wird, auch im Fehlerfall. Keine Datenbank, keine Sicherung, keine Protokollierung der Inhalte.
Keine fremden Skripte
Kein Analysewerkzeug, kein Werbenetzwerk, kein Captcha eines Drittanbieters, keine Schriften von fremden Servern. Deine Rechnung soll niemanden außer uns erreichen, und dafür laden wir auf diesen Seiten auch keinen fremden Code.
Preise
Was es kostet.
Alle Preise netto je Monat, monatlich kündbar. Der Speicher ist enthalten, auch über die volle Aufbewahrungszeit. Keine Einrichtungsgebühr.
Klein
9€ im Monat
Soloselbstständige und Kleinunternehmeretwa 12 Rechnungen im Monat
- 1 Eingangsadresse
- bis 150 Rechnungen im Jahr
- Prüfung und lesbare Ansicht
- 8 Jahre Archiv mit Prüfsumme
- Monatspaket als ZIP
Standard
19€ im Monat
Betriebe bis etwa 20 Beschäftigteetwa 60 Rechnungen im Monat
- 3 Eingangsadressen
- bis 750 Rechnungen im Jahr
- alles aus Klein
- Suche über alle Belege
- Filter nach Monat und Status
In Arbeit
Am Monatsstapel für die Steuerkanzlei im DATEV-Format arbeiten wir gerade, ebenso an einem Paket für Kanzleien, die mehrere Mandanten verwalten. Beides ist noch nicht fertig, und wir schreiben es lieber hin, als es zu versprechen. Wenn du darauf wartest, sag uns Bescheid, dann melden wir uns, sobald es da ist.
Noch unsicher, ob sich das lohnt? Unter etwa dreißig Rechnungen im Monat ist es vor allem eine Frage der Pflicht, darüber spart es echte Arbeitszeit. Schreib uns, wir sagen dir ehrlich, was für dich sinnvoll ist.
Die Fristen
Wo wir gerade stehen.
Die Pflicht kommt in drei Stufen. Die erste liegt bereits hinter uns, und genau das übersehen die meisten.
gilt seit 01.01.2025läuft
Empfangen ist Pflicht
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen annehmen können. Auch Kleinunternehmer, auch Soloselbstständige, ohne Übergangsfrist. Falls du dafür noch keine Adresse hast, ist das schnell nachgeholt.
ab 01.01.2027
Versenden ab 800.000 €
Wer im Vorjahr mehr Umsatz hatte, darf B2B-Rechnungen nur noch als E-Rechnung ausstellen. Ab dann bekommst du sie auch von größeren Lieferanten, ob du willst oder nicht.
ab 01.01.2028
Versenden für alle
Die Pflicht gilt für sämtliche inländischen B2B-Umsätze, unabhängig von der Größe des Betriebs. Danach ist die Papierrechnung zwischen Unternehmen erledigt.
Bis zur nächsten Stufe sind es noch 150 Tage. Die erste Stufe gilt bereits.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns vorher fragen.
Steht deine Frage nicht dabei, schreib uns. Wir antworten selbst, meist am selben Werktag.
hallo@belegraum.deIch habe einen Steuerberater. Brauche ich das trotzdem?
Ja. Aufbewahrungspflichtig bist du selbst, nicht deine Kanzlei. Der Steuerberater bucht, was du ihm gibst, aber das Original der Eingangsrechnung muss bei dir liegen und acht Jahre unverändert nachweisbar sein. Belegraum ersetzt keine Kanzlei, er liefert ihr zu.
Muss ich meine bisherige Rechnungsadresse ändern?
Nein. Du kannst in deinem Postfach eine Regel einrichten, die eingehende Rechnungen zusätzlich an deine Belegraum-Adresse schickt. Deine Lieferanten merken davon nichts, und deine Buchhaltung läuft weiter wie bisher.
Was passiert mit meinen Belegen, wenn ich kündige?
Du bekommst alles zurück, Monat für Monat: Jedes Monatspaket enthält die Originaldateien und eine Belegliste zum Lesen, herunterzuladen jederzeit und ohne Aufpreis. Kündigst du, laden wir dir auf Wunsch alle Monate in einem Rutsch zusammen. Wir behalten die Daten danach 30 Tage für den Fall, dass beim Umzug etwas schiefgeht, und löschen sie dann. Es gibt keine Bindung, die dich hier festhält.
Kann ich auch normale PDF-Rechnungen ablegen?
Ja, sie werden mit abgelegt und archiviert. Geprüft werden können sie nicht: Ein PDF ohne eingebettete Daten enthält nichts, wogegen sich prüfen ließe. In der Übersicht stehen solche Belege als „keine E-Rechnung“, damit der Unterschied sichtbar bleibt.
Eine Rechnung wird beanstandet. Was mache ich dann?
Du siehst im Klartext, welche Angabe fehlt oder falsch ist, mit der zugehörigen Regel aus der Norm. Damit kannst du deinen Lieferanten um eine korrigierte Rechnung bitten. Der Beleg bleibt in der Zwischenzeit archiviert, nichts geht verloren.
Was ist mit Rechnungen aus den Jahren davor?
Die kannst du nachträglich einspielen, solange du die Originaldateien noch hast. Schick sie uns einfach, wir helfen beim Einlesen. Papierrechnungen und eingescannte PDFs bleiben dagegen dort, wo sie heute liegen: Für sie gelten die bisherigen Regeln, und daran ändert Belegraum nichts. Wenn du nicht sicher bist, was bei dir wohin gehört, sag kurz Bescheid, dann schauen wir es uns gemeinsam an.
Wie sicher liegen die Daten?
Auf eigenen Servern in Deutschland, getrennt nach Mandant. Jeder Beleg trägt eine Prüfsumme, jeder Zugriff steht in einem Protokoll, das sich nachträglich nicht verändern lässt. Es gibt keine Weitergabe an Dritte und keine Auswertung deiner Rechnungsdaten für andere Zwecke.
Was, wenn es euch in fünf Jahren nicht mehr gibt?
Eine berechtigte Frage bei acht Jahren Aufbewahrung. Deshalb steht der Betreiber mit Handelsregisternummer im Impressum, und deshalb kommst du jederzeit ohne unsere Mithilfe an alle Daten: Das Monatspaket enthält die Originaldateien in einem Format, das jedes andere System lesen kann. Wir bauen bewusst keine Hürde ein, die dich hier festhält.
Begriffe
Die Wörter, die überall stehen.
Rund um die E-Rechnung schwirren sechs Abkürzungen, die selten jemand erklärt. Hier ist, was sie bedeuten.
- E-Rechnung
- Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auswerten lässt. Ein PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, auch nicht, wenn es per Mail kommt.
- XRechnung
- Der deutsche Standard für E-Rechnungen, eine reine XML-Datei. Verpflichtend gegenüber öffentlichen Auftraggebern, verbreitet auch zwischen Unternehmen.
- ZUGFeRD
- Ein PDF, in dem zusätzlich die strukturierten Daten stecken. Ab Version 2.0 gilt es als E-Rechnung. Man sieht die Rechnung wie gewohnt, der Rechner liest die Daten daneben.
- EN 16931
- Die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine E-Rechnung enthalten muss. Die Feldnummern beginnen mit BT, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer.
- GoBD
- Die Vorgaben der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher. Verlangt unter anderem Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit.
- KoSIT
- Die Koordinierungsstelle für IT-Standards. Sie gibt die offizielle Prüflogik heraus, gegen die wir jede eingehende Rechnung laufen lassen.
Ohne Anmeldung
Probier es an einer echten Rechnung aus.
Lade eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei hoch. Du siehst sofort, ob sie der Norm entspricht und was drinsteht. Kostenlos, ohne Anmeldung, und deine Datei wird nach der Prüfung sofort gelöscht.
Rechnung prüfen